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SA8000 社会责任管理体系的建立与运行

 

建立社会责任管理体系,是公司实施 SA8000 认证的前提和基础。公司可以自己组织内部人员建立,必要时请外部咨询顾问机构协助。建立社会责任管理体系,必须以 SA8000 : 2001 国际标准为依据,以国家劳动法规和国际劳工标准为规范,建议利用 ISO9000 质量管理体系标准的框架,结合公司需要和行业特点,来建立企业社会责任管理体系。

据了解,目前世界上没有社会责任特征完全相同的公司,各个公司的管理结构、所处的行业不同等,各企业不可能建立完全相同的社会责任管理体系。相应的体系所包含的内容以及建立体系的方法和过程也是不同的,关键是要确保体系与公司的特点和社会责任特征相符合,与公司建立社会责任管理体系的目标相符合。 SA8000 : 2001

标准对管理体系只有原则性的要求,每个公司都可以根据各自的特点和需要,规范本企业的社会责任管理管理体系。中小企业在建立社会责任管理体系时,应考虑自身的实际情况和有限资源,做到简单而实用,与公司企业文化和经营战略有机结合。即使是规模、行业和产品相似的企业,也不要机械地照搬,这样一来会脱离企业的实际情况,给企业建立社会责任管理体系带来困难,运行起来也有一定的难度。

· 本文以 SA8000 : 2001 标准要求为规范,参照国际劳工标准及 ISO9000 质量管理体系相关标准的要求,从帮助公司建立和运行社会责任管理体系的角度,对如何建立和维持社会责任管理体系进行简单的说明,并对建立体系过程中所涉及的几个关键环节给予重点介绍。

当公司最高管理层决定建立 SA8000 社会责任管理体系后,就可以着手建立管理体系的工作。建立管理体系的具体步骤一般可包括:领导决策与准备、初始评审、体系策划与设计、体系文件编写、体系试运行、内部审核及管理评审等七个步骤。

一、领导决策与准备

SA8000 社会责任管理体系的建立和认证可以提高公司整体形象,展示公司的竞争优势,可以改善员工的工作和生活环境,不仅可以提高公司生产率,降低成本,还可以增强公司的竞争力,创造新的市场机会。在传统的企业文化和经营战略中,社会责任管理一直处于一种附属的状态,没有被放在优先考虑的位置,社会责任往往不如产品质量问题、生产问题、成本核算那样受到公司管理层及全体员工的重视。

近几年,欧美国家的消费者对生产产品的工人的基本权利越来越关注,跨国公司对供应商的社会责任表现越来越重视,公司的社会责任表现与业务发展关系越来越密切,它已经成为公司竞争力的一个重要组成部分。因此,建立 SA8000 社会责任管理体系,首先需要公司最高管理者,如董事会、董事长、总经理等企业最高管理层作出决定,并承诺提供足够的资源,从最高管理者到一线员工的积极参与和支持。同时,最高管理者应该任命一名高级管理人员担任管理者代表,授权组建 SA8000 推行领导小组,全面负责社会责任管理体系的建立和维持工作。

二、初始评审

初始评审是明确公司社会责任现状的一种手段,是对公司存在的社会责任问题、社会责任因素、社会责任影响、社会责任表现及有关管理活动进行的初始分析,以此作为公司建立管理体系的基础。评审人员应对公司过去和现在的社会责任状态和资料进行收集、整理和分析,获取并识别适用公司的法律法规和其他要求,识别社会责任因素,评价社会责任影响。通过初始评审,公司可以识别社会责任因素,评价重大社会责任因素,识别并获取适用于公司的法律法规及相关要求,总结公司社会责任管理经验和存在的问题,研究探讨社会责任的风险和机遇,在此基础上制定公司社会责任政策,制定社会责任目标、指标和管理方案,编写体系文件等建立体系的工作计划。公司应该根据自身情况和需要,决定是否和如何开展初始评审。

大型公司和社会责任要求高的公司可以进行深度的初始评审,制定详细的方案,而小型公司可以采用简单的形式进行,避免浪费资源。对于基础管理较好的公司可以不必进行初始评审,根据 SA8000 : 2001 标准的要求,识别和获得使用的法律法规和其它方面的要求。

三、管理体系策划与设计

完成初始评审之后,公司可以根据初始评审结果,结合公司的人力、物力和财力资源,着手进行社会责任管理体系策划和设计。社会责仟管理体系策划与设计主要包括各个环节,即确定社会责任政策、制定社会责任目标和指标、制定社会责任管理方案和根据需要调整组织结构。

四、制定社会责任政策

社会责任政策是为公司确定总的指导方向和行动准则,它是评定一切活动的依据,是公司承担社会责任的公开声明,也是最高管理者支持社会责任活动的可见性证据。因此,公司的最高管理者应以良好的态度与方式制定社会责任政策,为建立和完善社会责任管理体系打下坚实的基础。社会责任政策的制定过程应有足够的资源支持,政策的语言风格应简洁、通俗、易于理解,避免使用专业性语言。政策中的目标应真实可信,体现公司的实际需求和能力,拟定的政策草案应予以评审。为了保证政策传递的信息清晰易懂,唤起员工的社会责任意识和责任感,让公司内部各层次员工参与评审则具有重要意义。

起草社会责任政策时应充分考虑公司的社会责任现状、适用的法律法规及其他要求、利益相关者的意见、公司的宗旨、使命、价值观和信念。如果公司从属于一个更大的公司则应考虑满足母公司的社会责任政策要求,并获得认可。根据 SA8000 : 2001 标准的要求,社会责任政策应包括 3 个基本承诺、 2 个公开和 !1 个文件化。 3 个承诺,即遵守 SA8000 : 2001 标准的承诺、遵守法律法规和相关规章的承诺和不断改进的承诺; 2 个公开,即向公司内部员工公开和向外部公众公开; 1 个文件化,即社会责任政策应形成书面文件,而不仅仅是口头承诺,员示政策的严肃性和重要性。

社会责任政策应结合公司的行业特征、地区特点和公司企业文化,针对公司社会责任特点,提出社会责任目标、指标的总体框架,这些总框架是对上述基本承诺的具体化。如果政策过于原则和空泛,没有体现公司的特性,让人感到适用于任何公司,那么政策对公司社会责任管理体系指导作用将会受到限制。社会责任政策应指明实现上述承诺的基本途径,即向全体员工传达文件化的社会责任政策并付诸实施,政策可被公众获取。

五、制定社会责任目标、指标和管理方案

1 、社会责任目标、指标的制定

初始评审基本确定了检验社会责任表现改进的参照点,社会责任政策指明了社会责任管理的原则和努力方向,并提供了资源保障和承诺。下一步则是制定更具体的目标、指标和实现这些目标、指标的管理方案。 SA8000 : 2001 标准没有要求公司制定社会责任目标、指标和管理方案,但是,由于社会责任管理的复杂性,对于大型公司来说,制定目标指标和管理方案是非常有用的。制定社会责任目标和指标标准与劳工问题的解决社会责任目标是公司依据其社会责任政策制定的所要实现的总体目的,而指标则来自社会责任目标,是对目标的细化和分解,指标可以是公司整体的,也可以是局部的或部门的。

公司在制定社会责任目标和指标时,应满足社会责任政策的要求,还应充分考虑影响公司整体运行的其他重要因素,如可能出现的法律法规变化、利益相关者的意见、财政和其他方面的考虑等。为此,公司应分清轻重缓急确定优先项。如果公司在初始评审时采用了定量或半定量分析的方法,那么社会责任因素的得分就基本体现了公司社会责任目标应考虑的优先顺序。制定社会责任目标和指标的依据是公司社会责任政策、重大社会责任因素及其优先次序、法律法规及其他要求、人员素质、技术的、财务的和实施的可行性、商业机会、持续改进和利益相关者的意见。

2 、制定社会责任管理方案

社会责任管理方案是实现目标,指标的行动计划,制定和执行管理方案是社会责任管理体系成功的关键。鉴于它涉及公司各种资源投入,公司各个部门都应该积极参与制定或评审管理方案,最高管理者应最终确认方案并监督方案的实施,确保管理方案在改善社会责任表现的同时,也能达到商业方面的目的。制定管理方案应至少满足以下要求:规定实现目标和指标的方法、时间表和财务预算;规定方案实施各个环节的负责部门和人员;按优先次序确定实施措施,同时应考虑将管理方案与公司现有的运行管理体系协调和统一。按照公司的惯例,一份书面的社会责任管理方案可以制作成一张清晰的一览表,表格的项目一般包括目标、指标、实施方法、负责部门和负责人、财务预算和时间期限。

六、调整组织结构,明确职责

从制定社会责任政策到制定管理方案,公司关于社会责任的承诺已经具体化。下一步则要为实施方案和建立一个完整的社会责任管理体系划分职责和配备资源。建立和维持有效的社会责任管理体系,实现社会责任政策的承诺,完成社会责任管理方案的最关的因素是将社会责任管理职责分别划分给有关的部门,让各级管理人员和全体员工明白,履行社会责任的职责,遵守公司政策和程序,遵守劳动保护法规,是他们工作的一个部分,也是考核所有员工的一个重要指标。

社会责任管理体系的运行涉及公司每个部门,公司应抓住体系设计的要求,按照严密、协调、高效、精简、统一的原则,调整公司内部机构,配备能胜任工作的管理人员,同时明确各机构的隶属关系以及协调方式,牢牢抓好体系的运行机制。社会责任管理体系是公司全面管理的有机组成部分,但是在传统企业管理中,社会责任管理常常孤立于整体管理之外,隔离于整个发展战略之外,没有得到应有的重视。为了持续改进公司社会责任表现,确保社会责任管理体系的成功运行,应将社会责任管理职能融入公司全面管理体系之中,在公司现有的整体组织结构中加入社会责任的功能,形成公司社会责任组织结构以及相对应的职责。

同其他管理体系一样,社会责任管理体系的组织结构也包括四个主要要素,即稳定的组织架构图、清晰的工作职责描述,明确的汇报途径和程序,以及具体的行为规范和任务指标。组织结构最直接的功能是使全体员工明确 “ 谁应做什么? ” 和 “ 如何实施控制? ” 即 “ 向谁请示和汇报,指示谁做什么和检查做得怎样? ” 公司在建立社会责任管理组织机构和划分职责时,最简单和最有效的办法是按照等级制度来安排。

在职责划分时,应充分考虑初始评审确定的社会责任问题及负责部门,考虑目标、指标和管理方案,以避免职责的重复或出现空白。最高管理者应对公司社会责任表现和管理体系运行承担最终的责任。建立、实施和维持体系的工作一般由管理者代表负责。但是,公司社会责任管理不是管理者代表或者人事部经理一个人的职责,公司各级管理人员都应承担相应的职责,这是不可忽视的。划分职责的同时,还应授予相应的权力,提供相应资源保障,确保有效地履行职责。

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